プライバシーポリシー
制定日：2026年10月12日 改定日：2026年10月13日
白木泰地（屋号：ReLoop。以下「当方」）は、クラウドサービス「AI社員」（以下「本サービス」）において取り扱う個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令に従い、以下のとおり適切に取り扱います。
1. 事業者
白木泰地（屋号：ReLoop）。所在地・電話番号は、ご請求があった場合には遅滞なく開示いたします。
お問い合わせ：support@aishain-app.jp
2. 取得する情報
- アカウント情報：氏名、メールアドレス、会社名、業種、ご担当者名、パスワード（復元できない形に変換して保存し、元のパスワードは保存しません）。
- 取引先の情報：お客さまが登録する仕入先・客先の名称・メールアドレス。
- 業務データ：お客さま専用のメール処理環境から当方に送られる、見積・注文などのメールの送信者・件名・本文、および添付ファイルを読み取った結果（品名・型式・数量・納期・注意点など）。添付ファイルそのものは保存しません。
- 決済に関する情報：お支払いは決済代行事業者（Stripe）が処理します。当方はクレジットカード番号を取得・保存しません。当方が保存するのは、契約の状態、Stripe 上のお客さまの識別番号など、契約の管理に必要な情報に限ります。
- 利用の記録：ログインの記録（日時・ブラウザの種類）、操作の記録（監査ログ）、処理件数、本サービスのサーバーへのアクセスの記録（アクセス元のIPアドレス・日時・閲覧したページ・ブラウザの種類）。IPアドレスは、不正利用の防止（ログイン試行回数の制限など）と障害の調査に利用します。
- Cookie：ログイン状態を保つためにのみ使用します。広告や利用状況の分析のための Cookie は使用しません。
3. 利用目的
- 本サービスの提供（メール内容の読み取り・整理、下書きの作成支援、照合、通知）
- アカウントの管理、本人確認、お問い合わせへの対応
- 料金の請求、契約の管理
- 不正利用の防止、障害の調査、セキュリティの確保
- 本サービスに関する重要なお知らせ（仕様変更、保守、規約の変更など）の連絡
4. メールと Gmail の取扱い
- Gmail にログインするための情報（認証情報）は、お客さま専用のメール処理環境（n8n）の中にのみ置き、当方のサービスでは保持しません。
- Gmail の接続には、お客さまの Google Workspace の中に作る、お客さま専用の内部アプリを使います。使う権限は、メールを読むこと（gmail.readonly）と下書きを作ること（gmail.compose）に限ります。お客さまは、Google Workspace の管理画面やアカウントの設定から、いつでもこの接続を取り消せます。
- 当方に送られるのは、お客さまが設定した受信条件に合うメールに限られます。
- 業務データは、会社ごとに異なる鍵で暗号化して保存し、ほかのお客さまの処理と混ざらないように分けて管理します。
- 本サービスはメールを送信しません。作成するのは Gmail の下書きのみです。
- 当方は、お客さまの明示的な同意に基づき、お客さま専用のサーバーとメール処理環境（専用環境）の構築・設定・接続・保守・障害対応に必要な範囲でのみ、管理権限を使用します。専用環境のデータ・認証情報および最終的な管理権は、お客さまに帰属します。
- お客さまのデータ・認証情報・処理の記録を、ほかのお客さまの環境との間でコピー・共有することはありません。
- 当方の担当者がお客さまの業務データの内容を確認するのは、障害の調査などでお客さまの了承がある場合に限ります。
5. 第三者への提供
当方は、次の場合を除き、お客さまの個人情報を第三者に提供しません。
- ご本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、ご本人の同意を得ることが難しい場合
6. 業務の委託
当方は、利用目的の達成に必要な範囲で、次の事業者に業務の一部を委託します。委託先には、適切な管理を求めます。
| 委託先 | 委託する業務 | データの所在 |
|---|---|---|
| Stripe（決済代行事業者） | クレジットカード決済、請求、お支払い方法の管理 | 日本国外（米国・インド）に移転して取り扱われる場合があります。同社は、個人情報保護委員会が適切と認めていない国へ移転する場合には国外の受領者と書面による契約を締結する旨を、同社のプライバシーポリシー（stripe.com/jp/privacy）で公表しています。米国・インドの個人情報の保護に関する制度は、個人情報保護委員会の公表資料（米国・インド）をご確認ください。なお、カード番号は同社が直接受け取り、当方のサーバーには保存されません。 |
| サーバーの提供事業者（ConoHa VPS） | 本サービスのサーバー、およびお客さま専用のサーバー（専用環境）の提供 | 日本国内 |
7. 保存期間と削除
| データ | 保存期間 |
|---|---|
| メールの送信者・件名・本文、読み取った結果 | 契約期間中（会社ごとに暗号化して保存） |
| 添付ファイルそのもの | 保存しません |
| 操作の記録（監査ログ）・処理件数 | 契約期間中 |
| ログインの記録 | ログインの有効期限（12時間）が切れた後、1時間以内に削除 |
| サーバーへのアクセスの記録（IPアドレスを含む） | 30日 |
| お客さま専用のメール処理環境（n8n）の処理の記録 | 正常に終わった処理は記録しません。エラーになった処理のみ、原因調査のため7日間保存します |
| 契約終了後のすべてのお客さまデータ | 契約終了日から30日以内に削除（30日以内であれば、再開やデータの書き出しのご依頼に対応します） |
| バックアップ（毎日の自動バックアップ、および保守作業の前に取得するバックアップ） | 取得から30日で削除 |
8. 安全管理のための措置
- 業務データの会社ごとの暗号化、通信の暗号化（HTTPS）
- パスワードの復元できない形での保存、ログイン失敗が続いた場合の一時停止
- 会社ごとのデータの分離、権限に応じた操作の制限、操作の記録
- サーバーへのアクセス制限、秘密情報の分離保管
9. 開示・訂正・削除等のご請求
ご本人から、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止等のご請求があった場合は、ご本人であることを確認したうえで、法令に従い遅滞なく対応します。support@aishain-app.jp までご連絡ください。
10. 改定
当方は、法令の変更や本サービスの変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更がある場合は、本サービス上またはメールでお知らせします。